Noh, mis te arvate?
„Noh, mis te arvate“, küsiti meilt kui kontorit tutvustav tiir tehtud ja meid nõupidamisruumi juhatati. Vaatasime seda uhket ja ilmselt suurimat ristkülikukujulist lauda, mis sellesse nõupidamisruumi üldse mahtunud oleks, ja suurt hulka nahaga kaetud toole ümber laua ning poliitkorrektse vastuse asemel streriilse tunde tekitanud nõupidamisruumi kohta libises üle huulte küsimus: „Kus kõik inimesed on?“.
„Teate, nad ei ole veel leidnud teed kontorisse tagasi ja me mõtlesime, et te oskate meile nõu anda, mida teha.“
Me oleme alati arvanud, et asjadega pühendumust ei osta. Mitte ainult arvanud. Seda on kinnitanud meie poolt teostatud uuringud ja kinnitab ka see suure eelarvega büroo kogemus. Aga täna ei taha rääkida sisekliimast ja juhtimiskultuurist. Räägiks nõupidamisruumidest. See ülalkirjeldatud ruum on ajale jalgu jäänud, sest ei arvesta tänase töömesilase vajadusi kuigivõrd.
Tegelikult on vist isegi nimetus „koosolekuruum“ ajale jalgu jäänud. Sest kui me oma töötubades vajadustest räägime, siis väga üheselt joonistub välja, et ootus on, et nõupidamisruumid on midagi enamat kui lihtsalt kohtumispaigad, nad peaks toimima suhete, ideede ja keeruliste probleemide lahenduste sünnipaigana. Olenemata sellest, kui palju töötajad on kontoris ja kui paljud töötavad eemalt, kõik kliendid on rõhutanud vajadust anda võimalus tõhusamaks koostööks.
Massiivne kandiline laud ei toeta seda eesmärki. Nõupidamisruumide (või peakski ütlema koostööruumide?) kavandamisel peab arvestama erinevate koostöö-, suhtlemis- ja õppimisviisidega. Ruumid peavad olema eesmärgipõhiselt kohandatavad ja hää tehnilise varustatusega, sest me ei tohi unustada vajadust tagada osalemisvõimalus kõigile, olenemata nende asukohast.
Ruumide suurus on ülioluline. Seda sissejuhatuse näidet aluseks võttes - oluline on pakkuda mööbli ümber piisavalt ruumi inimestele ka, et hõlbustada koostööd ja kaasatust ;-). Piisav ruum toetab ka teisi organisatsioonidele olulisi teemasid (mitmekesisust, võrdsust ja juurdepääsetavust aka DEI). Ruumid peaksid julgustama liikumist. Me oma kogemuse pealt soovitaks suisa nii ketserlikku käiku kui erineva mugavuse ja funktsionaalsusega istumisvõimalused ühes ruumis koos. Inimesed on erinevad. Mõni lihtsalt ei suuda keskenduda ühel kohal paigal istuded, teisel jälle töötab mõte paremini kui saab end lauast eemal istudes veidi edasi-tagasi kõigutada.
Me tõesti ei ole massiivsete kandiliste laudade fännid. Ja seda mitte ebamõistlikult suure hinna pärast. Laudade kuju ja kõrgus võivad oluliselt mõjutada ruumi funktsionaalsust, kasutamist ja isegi seda, keda virtuaalsed osalejad näevad ja kuulevad. Ruudukujulised, ovaalsed või kolmnurksed lauad annavad ruumile erineva näo ja olemuse.
Akustika on veel üks oluline tegur. Mitte keegi meist ei taha olla see õnnetu virtuaalne osaleja, kes peab iga asja 3 korda üle küsima, sest füüsiline ruum kajab või summutab teatud helid olematuks vms. Kasutajasõbralik tehnoloogia on ülioluline. Või peaks ütlema suisa, et intuitiivne tehnoloogia. Lihtne ja turvaline tehnoloogia, mille saab kiiresti ja töökindlalt ühendada selmet mitmeleheküljelist manuaali lugeda, et koosoleku lõpuks kõik osalejad ühte ruumi ühendatud saaks ja et ka virtuaalsetel osalejatel oleks võrdne juurdepääs koosolekukogemusele ja tööriistadele. Töötubade kogemusest veel rääkides - virtuaalsed osalejad peaksid võimaluse korral olema esindatud täissuuruses ja silmade kõrgusel, suurendades kaasatuse ja võrdsuse tunnet.
Kui palju nõupidamis/kootööruume peab olema? Trafaretne oleks vastata: „Nii vähe kui võimalik, nii palju kui vaja“. Aga tegelikult vaatame me õige vastuse saamiseks iga organisatsiooni sisse, uurime ja analüüsime, töökäitumist, kultuurilisi eelistusi ja, kui päris aus olla, vaatame otsa ka tööpere keskmisele vanusele. Töömeetodid (ehk siis see, kuidas tööd tehakse) erinevad organisatsioonist ja tegelikult võivad üsna erineda ka meeskonniti organisatsiooni sees. Need ainulaadsed töökäitumised kujundavad ideaalse ruumide kombinatsiooni.
Me ei arva midagi, me analüüsime